Repetitive Aufgaben zu automatisieren kann Zeit einsparen, wenn man sich denn zuerst einmal die Zeit nimmt, diese Aufgaben auch zu automatisieren...
Dass dieser Prozess nämlich nicht ganz locker flockig von der Hand geht, konnten wir am letzten TechLab Abend zum Thema erfahren.
Es gibt für Windows bereits einige gute Automatisierungstools. Als Übersicht habe ich eine Tabelle der besten Tools auf einem Miro Board erstellt: https://miro.com/app/board/uXjVNWUpYVI=/?share_link_id=449313292511.
Martin Studer zum Beispiel nutzt bereits Power Automate für Windows, um sich täglich automatisiert Reports erstellen zu lassen. Er nutzt dafür die Screen Recording Funktion, die fast jedes der Tools anbietet und womit man einen Workflow, den man Schritt für Schritt auf dem PC im betreffenden Programm, das man automatisieren will, durchführt, aufzeichnet und dies dann aufgenommen die Grundlage bietet, dass der Prozess danach im Hintergrund automatisch zu einer bestimmten Zeit ausgeführt wird. Der Vorteil dieser Variante ist es, dass man damit eigentlich so ziemlich alles automatisieren kann. Der Nachteil ist das Erstellen des Automatisationsprozesses, da das Screen Recording nicht immer ganz reliabel funktioniert und man vieles danach noch per Hand konfigurieren und hinzufügen muss.
Ein weiteres Problem bei den Automatisierungstool ist es, dass diese oft weitreichende Berechtigungen betreffend der zu automatisierenden Software brauchen, und man diese besonders im beruflichen Umfeld nicht hat, da die IT oder ein Admin die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sicherheitsbedingt limitiert hat. Es bleibt einem meist nicht anderes übrig, als den Automatisierungsprozess zusammen mit der IT anzuschauen. Dies lohnt sich nur dann, wenn man wirklich täglich einen Prozess hat, der durch so eine Automatisierung substantiell profitieren würde.
Auch Outlook bietet mittels den sogenannten "Quick-Steps" einerseits die Möglichkeit an, per Tastendruck Mails schnell in vordefinierte Ordner zu verschieben oder zu löschen, andererseits kann man auch per "Regeln" Mails gemäss Betreff oder Absender automatisch in Ordner verschieben. Ob man das nun braucht, ist eine andere Frage.
Fazit des Abends: Die Tools müssten noch einiges intuitiver werden, um einen Mehrwert auch für die Allgemeinheit zu bieten. Ich stelle mir da so was ähnliches wie einen Bot vor, den man per Dialog darum bitten kann, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Open AI's ChatGPT geht ja bereits in eine ähnliche Richtung per Zapier Plugin. Hier ein aufschlussreiches Video dazu: ChatGPT Zapier Plugin Tutorial - Most Powerful ChatGPT Plugin - YouTube.