Das Erkennen von Kommunikationsbeziehungen (wer fragt wen bei welchem Problem, wer steht mit wem in welcher Kommunikationsbeziehung?) sowie die Identifikation von Wissensträgern (Experten) aber auch Wissenslücken ist ein entscheidender Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens und damit die Grundlage von Innovationen und dem langfristigen Unternehmenserfolg.
Wissensmanagement ist mit drei grossen Herausforderungen verbunden. Zunächst muss das Wissen der Mitarbeitenden identifiziert werden, danach müssen die Mitarbeitenden dazu motiviert werden ihr Wissen freiwillig zu teilen und zu guter Letzt muss sichergestellt sein, dass dieses Wissen auch angewendet wird. Ein Grossteil des unternehmensweit vorhandenen Wissens wird im entscheidenden Moment immer wieder neu entwickelt, da die Mitarbeitenden gar nicht wissen, dass das Wissen bereits vorhanden ist. In letzter Konsequenz bringt aller Aufwand, der für das Wiederauffinden bereits externalisierten und codifizierten Wissens mit Hilfe des Dokumenten- und Informationsmanagement betrieben wird, nicht den gewünschten Effekt. Deshalb ist die zentrale Aufgabe des Wissensmanagements die Identifikation des organisationalen Wissens, oder anders gesagt, die Identifikation der Personen, die das notwendige Wissen bereits besitzen.
Ziel dieses Projekts war die Entwicklung eines visuellen Anreizsystems zum freiwilligen Wissensaustausch im kollaborativen Wissensmanagement. Die Idee basiert auf der Annahme, dass wenn die Mitarbeitenden eines Unternehmens sehen können wie aktiv andere Mitarbeitenden ihr Wissen teilen, sie dazu animiert werden, ihr eigenes Wissen ebenfalls mitzuteilen, um so ihre eigene Reputation steigern zu können.
Um dies zu realisieren wurde für das Social-Media-Enterprise-Tool „Confluence” ein Software Add-on entwickelt, das mittels automatisierter Textanalyse bestimmte Kennzahlen (Benchmarks) erfasst, auswertet und in Confluence visualisiert. Mit Hilfe eines für verschiedene Use Cases entwickelten Dashbords (Cockpits) ist es möglich, Projektleitenden und Projektmitarbeitenden effizient aufzuzeigen, welche Personen im Unternehmen welches Expertenwissen besitzen und wie dieses Wissen ge- und verteilt, oder auch nicht geteilt, wird.
Obgleich in diesem Projekt die Entwicklung einer Softwarekomponente im Vordergrund stand muss dessen Entwicklung und dessen Einsatz im Unternehmen durch eine Veränderung der unternehmensweiten Wissenskultur begleitet werden. Nur durch eine Verankerung einer offenen Wissenskultur im Unternehmen kann die Software ihr volles Potenzial entwickeln. Darum wurde in diesem Projekt auch ein Change-Management-Konzept entwickelt um Stellen und Funktionen zu identifizieren und zu entwickeln, die für den Kulturwandel notwendig und sinnvoll sind.
Das Projekt konnte nach zwei Jahren erfolgreich abgeschlossen werden. Das Change-Management-Konzept wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die mit Hilfe des Kollaborationstools Confluence, Wissensmanagement in ihrem Unternehmen erfolgreich einführen und langfristig und zielorientiert einsetzen wollen. Die Softwarekomponente zum Erfassen von Kennzahlen und zur Visualisierung in den unterschiedlichen Dashboards steht als „Prototyp” unter der URL https://github.com/htwchur/Coltero zur Verfügung. Der Einsatz dieser Software in anderen Unternehmen bedarf jedoch spezifischer Anpassungen an die im Unternehmen individuell vorhandenen Gegebenheiten.
Gerne steht der Projektleiter Prof. Dr. habil Wolfgang Semar (wolfgang.semar@htwchur.ch) beratend zur Seite.
Weitere Angaben zum Projekt finden Sie zudem auf der Projektseite unter https://www.fhgr.ch/htw-chur/angewandte-zukunftstechnologien/schweizerisches-institut-fuer-informationswissenschaft-sii/projekte/coltero/.