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SaaS als Bau­stein für ein di­gi­ta­les Un­ter­neh­men – Ein Ein­blick in SaaS Ma­nage­ment

Letztes Semester habe ich, Antonin Friberg, das Wahlpflichtmodul «Sales in Digital Business» besucht und hatte dort die Chance, ein Saas-Unternehmen im Rahmen einer Semesterarbeit näher kennenzulernen. Das hat mich neugierig gemacht und ich wollte mehr über Saas (Software as a Service) erfahren. Darum habe ich mich entschieden, dieses Semester das Wahlpflichtmodul Saas Management zu besuchen. Hier ein kleiner Einblick:

Was ist SaaS?

  • SaaS ist eine Methode der Softwarebereitstellung und -lizenzierung, bei der die Software online über ein Abonnement abgerufen wird, anstatt gekauft und auf einzelnen Computern installiert zu werden.
  • Saas ≠ Cloud Computing (nutzt aber Cloud Computing als technologische Basis)
  • SaaS ≠ Open Source Software (aber Open Source Software kann innerhalb eines SaaS-Modells verwendet werden)
  • SaaS ≠ Software-Projekt (SaaS-Unternehmen erstellen Produkte, keine Projekte)

Geleitet von nachfolgendem Zitat tauchen wir tiefer im Rahmen des Wahlpflichtmodul in die Welt von SaaS ein:

«Software is eating the world, but services are eating software» 
Quelle: Forbes

Damals im Silicon Valley

Das sind Bilder aus dem Jahr 1999 im Silicon Valley. Der CEO eines damals noch kleinen Startups engagierte an einer CRM Konferenz Leute dafür, «Anti-Software»-Schilder zu tragen und gegen «klassische» Software zu protestieren.

Benioffs Idee war es, Out-of-the-Box Software mit Hilfe der Cloud – heute als SaaS (Software as a Service) bezeichnet – im Mietmodell anzubieten. Dies war etwas Neues, denn Softwareanbieter wie SAP und Oracle verkauften Software an Unternehmen, die vor Ort installiert und aktualisiert werden mussten. Dank Benioffs Idee beträgt der Marktwert des weltweit führenden Unternehmens Salesforce und Vorreiter der SaaS Applikationen heute 250 Milliarden Dollar!

Heute – SaaS Produkte verbreiten sich schnell und oft unsichtbar

Mittlerweile gibt es weltweit  über 10’000 SaaS Anwendungen, die oft ganz bewusst Nischen besetzen. Das führt dazu, dass im Durchschnitt 651 verschiedene SaaS Applikationen in einem Unternehmen genutzt werden. Dabei wissen viele Unternehmen nicht wie viele SaaS Applikationen wirklich bei den Mitarbeitenden im Einsatz sind und welche dies sind.

Viele Unternehmen sind sich nicht im Klaren, wie gross die Nutzung von SaaS ist, welche Chancen sich daraus ergeben, aber auch welche Risiken daraus entstehen.

Die private Nutzung digitaler Services treibt B2B SaaS Anwendungen

Im Jahr 2020 machen die Millennials 50 Prozent der Arbeitskraft auf der ganzen Welt aus. Diese digital aufgewachsene Generation erwartet ein bestimmtes Mass an Kundenerlebnis:

  • Ausgerichtet auf mobile Endgeräte
  • Auf ihre Bedürfnisse personalisiert
  • Ermöglichung proaktiver Lösungen
  • Über alle Touchpoints vernetzt

Und genau hier setzt das Modul SaaS Management an. Nachfolgend eine Übersicht über das Modul SaaS Management.

Das Modul ist in drei Teilen aufgebaut

  1. In einem ersten Block wurde der Markt rund um das Thema SaaS vertieft. Neben dem geschichtlichen Hintergrund, welcher im Silicon Valley mit der Firma Salesforce anfängt, wurde SaaS aus Kunden- sowie auch aus Firmensicht angeschaut. Was erwarten also Kunden und was müssen Firmen liefern, damit die Applikationen genutzt und gekauft werden.
  2. Ein wichtiger Inhalt des Moduls ist die SaaS Evaluation, der auch Teil der Semesterarbeit ist. Hier geht es darum, wie SaaS-Anwender die richtige SaaS Applikation für sich aussuchen und einsetzen.
  3. Abgerundet wird das Modul mit einem virtuellen Besuch und praktischen Einblick bei Frontify, wobei wir dort die Möglichkeit haben, Roger Dudler, CEO von Frontify, kennenzulernen.

Meine vier Key Learnings

Hier möchte ich meine vier wichtigsten Erkenntnisse aus dem Modul mit euch teilen.

1. Remote Teaching

Als perfektes Beispiel aus dem Unterricht kann Miro genannt werden. Miro war im Modul die zentrale Applikation der Kollaboration. Es ist einfach zu nutzen, von überall zugreifbar und ein super Tool um Ideen, Gedanken, Skizzen in Echtzeit von 20 Studierenden zu sammeln. Gesammeltes kann in Plenum besprochen werden und die Nutzer können jederzeit wieder darauf zugreifen.

Ein Screenshot unseres Miro Boards

2. Massgeschneiderte Auswahl von Saas Tools (SaaS Evaluation)

Ein grosser Vorteil von SaaS-Applikationen ist, dass andere Kunden das Tool auch nutzen und oft bereits viele Reviews und Best Practices vorhanden sind. Fragt Unternehmen in eurer Branche, welche Applikationen sie nutzen und wie zufrieden sie sind und lest die Reviews!

Zudem können umfassende Trial Optionen angefragt werden wie z.B. eine Demo, ein Proof of Concept oder ein Pilot. Ein Anbieter einer guten Software steht euch immer zur Seite bei Fragen und nimmt sich Zeit für euch! Weiter ist die Einführung einer SaaS-Applikation in kurzer Zeit bereit für die Nutzung und kann später auf weitere Teams ausgeweitet werden.

Die Evaluation kann grob in fünf Phasen unterteilt werden. Wie umfangreich die einzelnen Schritte sind, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Die wichtigsten möchte ich hier aufführen:

  • Wie Business-kritisch ist das Tool?
  • Wie tief ist die Integration in unsere Geschäftsprozesse?
  • Wird das Tool von einem kleinen Team oder von der ganzen Unternehmung genutzt?
  • Unternehmensgrösse: KMU vs. Global tätiges Unternehmen

3. Security & Data Privacy ist bei SaaS zentral

Technologie kann ausgelagert werden, Sicherheit und Datenschutz nicht. Wie wichtig die Sicherheit des Systems und der Datenschutz der eigenen Kunden für SaaS-Anbieter wie auch als Kunde einer SaaS-Applikation ist, haben uns Peter Davida (Chief Information Security Officer) und Daniel Schneider (Legal Analyst) bei Frontify, aufgezeigt. Oft fehlt die Expertise gerade in kleineren Unternehmen. Wichtig ist, dass man jemanden hat, der sich für die Security interessiert und sich auch dafür verantwortlich fühlt. Für diese Person folgt hier ein Ausschnitt einer Checkliste zum Thema Security und Data Privacy:

  • Definiere 2 bis 3 Kategorien mit detaillierten Kriterien für Sicherheit und Datenschutz für die verschiedenen SaaS-Tools
  • Erstelle einen Fragebogen, der die definierten Kriterien abfragt und schicke es an den SaaS-Anbieter zum Ausfüllen
  • Bewerte die Antworten des ausgefüllten Fragebogens
  • Überlege dir, ob das Tool gekauft werden kann oder nicht

4. SaaS ist skalierbar - Siehe Hubspot bei Frontify

Unser Dozent Johannes Waibel konnte uns viele spannende Beispiele aus der Praxis geben. Ein Beispiel ist die Nutzung von Hubspot bei Frontify. Für die Evaluation eines Sales und Marketing Tools hat man im Jahr 2016 mit sieben Leuten einen sehr pragmatischen Ansatz gewählt. Das Team hat sich basierend auf Empfehlungen anderer Startups für Hubspot entschieden. Heute ist Frontify ein Scale Up Unternehmen mit knapp 200 Mitarbeitenden und Hubspot ist nach wie vor das zentrale Tool für die beiden Teams Marketing und Sales. Frontify hat Hubspot lange in der Gratisversion genutzt und benötigte Leistungen nach Bedarf eingekauft. So konnte die Applikation respektive die bezogenen Leistungen bei Hubspot, zusammen mit Frontify wachsen. Für die Skalierung ist u.a auch die nahtlose Einbindung weiterer Apps unerlässlich. Bei Hubspot spielen im Frontify Ökosystem über 30 Apps – wie zum Beispiel: Drift, Intercom, Unbounce oder Slack – eine zentrale Rolle.

Fazit

  • SaaS verbreitet sich sehr schnell, unter anderem durch Remote Work und Distance Learning als Folge der Pandemie
  • Viele Unternehmen nutzen bereits SaaS-Applikationen, aber oft nicht bewusst
  • Eine saubere Evaluation und Einführung einer SaaS-Applikation ist wichtig
  • Erfolgreiche SaaS-Applikationen wachsen im Idealfall mit den Bedürfnissen der Unternehmen
  • Trotz allen Vorteilen und dem schnellen Einsatz von Saas darf eine Security und Data Privacy Analyse niemals fehlen

Was sind eure Erfahrungen mit SaaS? Gerne höre ich in den Kommentaren mehr dazu!

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